Zuständig für die Beurkundung eines Sterbefalls ist das Standesamt, in dessen Zuständigkeitsbereich der Tod eines Menschen eingetreten ist.

Der Sterbefall muss spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag angezeigt werden. Der Samstag gilt nicht als Werktag.

• ärztl. Todesbescheinigung (alle Ausfertigungen) mit Hinweis auf "natürlicher" Tod
• kann ärztlicherseits der „natürliche“ Tod nicht nachgewiesen werden, ist die Ausstellung der Sterbefallanzeige durch die Kreispolizeibehörde, staatsanwaltschaft, mit Freigabevermerk vorzulegen 
• persönliche Anzeige der Angehörigen oder des Bestatters vor dem Standesbeamten 
• schriftliche Anzeige durch Einrichtungen und Behörden 
• Nachweise über den Personenstand des Verstorbenen z. B. Stammbuch der Familie, Geburtsurkunde, ...

Verbindliche Auskünfte über die vorzulegenden Urkunden und die rechtlichen Auswirkungen zum Personenstandsfall können durch das zuständige Standesamt erteilt werden.